QR-Rechnung
Mit der Umstellung des Schweizer Zahlungsverkehrs auf den ISO-20022-Standard entstehen zukunftsfähige Grundlagen für noch einfachere und wirtschaftlichere Prozesse. So auch für die QR-Rechnung.
Die QR-Rechnung löst die roten und orangen Einzahlungsscheine ab. Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht bereits als QR-Rechnung versenden, ist es nun an der Zeit, mit der Umstellung zu beginnen.
Ab dem 1.10.2022 können die bisherigen Einzahlungsscheine nicht mehr verwendet werden
Die neue QR-Rechnung, die seit dem 30. Juni 2020 bereits eingesetzt wird, weist den QR-Code mit einem Schweizer Kreuz als Erkennungsmerkmal auf. Der Swiss QR Code enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen in digitaler Form.
Von der Fakturierung bis zur Zahlung und Avisierung wurden die Zahlungsprozesse für KMU und Firmenkunden einfacher und wirtschaftlicher. Dazu brauchte es Anpassungen, insbesondere bei der Kreditoren- und Zahlungssoftware. Darüber hinaus mussten Hard- und Software von Lesegeräten und Scanningplattformen rechtzeitig auf die Verarbeitung von QR-Rechnungen vorbereitet werden.
Passen Sie jetzt Ihre Daueraufträge an
Ohne Anpassungen, werden Daueraufträge, die auf roten oder orangen Einzahlungsscheinen basieren, am 1. Oktober 2022 gelöscht und nicht mehr ausgeführt. Damit Ihre Daueraufträge ohne Unterbruch auch in Zukunft ausgeführt werden, verlangen Sie vom Rechnungssteller eine QR-Rechnung und erfassen Ihren Dauerauftrag neu
Die QR-Rechnung kurz erklärt
Die Vorteile
Für Rechnungssteller
Für Rechnungsempfänger
Für Rechnungssteller
- Sie drucken Rechnungen inkl. Zahlteil und Empfangsschein direkt auf weissem, perforiertem Papier aus - es werden keine vorgedruckten Belege mehr benötigt.
- Wenn gewünscht, können Sie auch papierlos Ihre QR-Rechnung stellen. Dabei verzichten Sie allerdings auf die Sicherheit und andere Vorteile der volldigitalen Lösung eBill.
- Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CHF und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne ESR- bzw. BESR-Vereinbarung.
- Eine bestehende ESR-Referenz kann eins zu eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden. Immer in Kombination mit einer QR-IBAN.
- Die neue «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.
- Zahlungseingänge können vollautomatisch verarbeitet werden.
Für Rechnungsempfänger
- Erhöhung der Automatisierung beim Kreditorenprozess, da alle Zahlungsinformationen im Swiss QR Code integriert sind.
- Verbesserte Datenqualität dank mehr und präziseren Informationen in standardisierter Form.
- Weniger manueller Aufwand dank durchgehend automatisierter Zahlungsreferenzen vom Auftraggeber bis zum Empfänger.
- Rechnungsinformationen können für den automatischen Buchhaltungsabgleich mitgeliefert werden.
- Einfaches und sicheres Scanning der Zahlungsdaten im Swiss QR Code durch Lesegeräte und Smartphones statt manuelle Erfassung.
- Die Möglichkeit, alle zahlungsrelevanten Daten aus dem Swiss QR Code zu scannen, bietet eine effizientere Zahlungsabwicklung und sorgt für weniger Fehler beim Einlesen.
- Der Abgleich korrekter Daten erfolgt dank Textangabe im Zahlteil.
- Freiheit bei der Wahl des Zahlkanals bleibt nach wie vor gewährleistet: E-Banking, M-Banking oder Zahlungen auf dem Postweg bzw. am Postschalter.
So stellen Sie als Rechnungssteller erfolgreich um
- Sprechen Sie Ihren Softwarehersteller auf den Zeitplan an, so dass Ihre Software-Updates für die Umstellung der Zahlungs- und Fakturierungsprozesse mit der QR-Rechnung rechtzeitig in die Wege geleitet werden können.
- Überprüfen Sie ob Ihre Hardware (Belegleser / Scanner) mit QR-Rechnung umgehen kann und nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt mit ihren Hardwarepartn ern auf.
- Kontaktieren Sie uns, wenn sie Ihre QR-IBAN benötigen.
Die drei Varianten der QR-Rechnung
Schweizer Standard
QR-IBAN und QR-Referenz (ehem. ESR-Referenz)
- Ersetzt den orangen Einzahlungsschein
- Erstellung von Rechnungen in CHF und EUR in der Schweiz und Liechtenstein
- Zusätzlich zur QR-Referenz kann optional das Feld «Zusätzliche Informationen» für den Mitteilungstext verwendet werden (Kann nachträglich nicht handschriftlich ergänzt werden!)
- Nach dem Zahlungseingang wird dem Rechnungssteller die Referenznummer für die Abstimmung der offenen Forderungen zur Verfügung gestellt
- Anhand der Referenznummer und/oder der Informationen zum Zahler bzw. zum endgültigen Zahlungspflichtigen kann dieser zuverlässig identifiziert werden
Internationaler Standard
IBAN und Creditor Reference nach ISO 11649 Standard
- Neue Nutzungsmöglichkeit
- Erstellung von Rechnungen in CHF und EUR
- Zusätzlich zur SCOR-Referenz kann optional das Feld «Zusätzliche Informationen» für den Mitteilungstext verwendet werden (Kann nachträglich nicht handschriftlich ergänzt werden!)
- Nach dem Zahlungseingang wird dem Rechnungssteller die Referenznummer für die Abstimmung der offenen Forderungen zur Verfügung gestellt
Einfache Zahlung
IBAN und keine Referenz
- Ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein.
- Erstellung von Rechnungen in CHF und EUR
- Optional kann das Feld «Zusätzliche Informationen» für den Mitteilungstext verwendet werden (Kann nachträglich nicht handschriftlich ergänzt werden!)
- Nach dem Zahlungseingang erfolgt die Gutschriftenübersicht elektronisch oder auf Papier. Das Verfahren kann wie bis anhin auch für Spendenaktionen genutzt werden
Validierungsplattform
Die zentrale Plattform des Schweizer Finanzplatzes unterstützt Sie bei der Validierung der Datenstruktur und von Bilddateien für den Swiss QR Code auf der QR-Rechnung:
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Umstellung / Vorbereitung
Benötigt man neue Lesegeräte für das Scannen von QR-Rechnungen?
Es kommt darauf an, was für Lesegeräte Sie heute verwenden. Wahrscheinlich ist ein neues Lesegerät nötig. Diese können unter folgendem Link bestellt werden: https://shop.crealogix.com/
Was passiert mit meinen Daueraufträgen?
Die Umstellung betrifft auch Ihre Daueraufträge. Daueraufträge, die auf roten oder orangen Einzahlungsscheinen basieren, werden ab 1. Oktober 2022 nicht mehr ausgeführt. Das betrifft bspw. Ihre Miete, Versicherungsprämien und andere wiederkehrende Rechnungen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie bis 30. September 2022 für alle Ihre Daueraufträge eine QR-Rechnung erhalten und diese neu erfasst haben.
Belegangebot AKB
Wie lange besteht die Möglichkeit rote und orange Einzahlungsscheine bei der AKB zu bestellen?
Ab dem 1. Juli 2021 können bei der AKB keine roten und orangen Einzahlungsscheine mehr bestellt werden.
Können bei der AKB weiterhin vorbedruckte Zahlteile bestellt werden?
Ja, wie heute mit roten und orangen Einzahlungsscheinen, können ab 30.06.2020 auch QR-Formulare bei der AKB bestellt werden.
Erstellen der QR-Rechnung
Gibt es Hilfsmittel, um QR-Rechnungen zu generieren?
Über das AKB e-Banking kann die "Einfache Zahlung" (IBAN und keine Referenz) generiert werden. Eine Liste der SIX mit webbasierten Lösungen finden Sie unter PaymentStandards.CH.
Wie und wo können Angaben über den Zahlungszweck angebracht werden? Ist der handschriftliche Zahlungszweck noch vorgesehen?
Der Zahlungszweck heisst neu «Zusätzliche Informationen». Solche Informationen können neu auch beim Verfahren mit Referenz verwendet werden. Der handschriftliche Zahlungszweck wird wegfallen.
Kann ich meine QR-Rechnungen der AKB zur Validierung zustellen?
Nein, bei der AKB können keine QR-Rechnungen validiert werden. Die QR-Rechnungen können selbständig über die Validierungsplattform der SIX validiert werden.
Referenzierung
Was ist der Unterschied zwischen der QR-Referenz und der Creditor Reference (Ref Type SCOR)?
Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Sie darf nur mit der QR-IBAN genutzt werden
Die Creditor Reference (SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen Logik folgt und im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt wird, während die QR-Referenz auf die Schweiz und Liechtenstein beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der SCOR-Referenz ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.
Wie gestalte ich auf der QR-Rechnung die QR Referenz?
Rechnungssteller können die bisherige 27-stellige ESR-Referenznummer weiter verwenden. Neu steht die QR-Referenz (mit Ausnahme der Prüfziffer) zur freien Verfügung.
Können die ESR-Indexe weiterverwendet werden?
Die 6-stelligen ESR-Indexe in der Referenz als Schlüssel zum Konto des Zahlungsempfängers können weiterhin verwendet werden. Sie dienen weiterhin für das Sammeln und Buchen von Zahlungseingängen.
Können künftig noch ESR-Indexe bestellt werden?
Nein, diese sind zur Generierung der Referenznummer und zur einduetigen Zuordung nicht mehr notwendig.
Allgemein zur QR-Rechnung
Welche Informationen enthält der Swiss QR Code?
Der Swiss QR Code enthält alle relevanten Angaben zum Zahlungsempfänger und Zahler, Betrag, Währung etc. Eine vollständige Auflistung kann den "Schweizer Implementation Guideline Zahlteil mit Swiss QR Code" entnommen werden.
Wie kann man QR-Rechnungen bezahlen?
Genau wie die Rechnungen heute bezahlt werden: Unkompliziert und schnell im e-Banking. Der QR-Code kann auch mit dem Mobilephone eingescannt werden, sämtliche relevanten Zahlungsdaten werden in die Zahlungsmaske übernommen.
Ebenfalls ist es weiterhin möglich, die QR-Rechnungen über den Postweg (mit AKB CantoRapid) oder am Postschalter zu begleichen.
Wie hoch sind die Gebühren für Einzahlungen am Postschalter?
| Einzahlung bis CHF 50 | CHF 1.20 |
| Einzahlung bis CHF 100 | CHF 1.60 |
| Einzahlung bis CHF 1'000 | CHF 2.35 |
| Einzahlung bis CHF 10'000 | CHF 3.95 |
| Je weitere CHF 10'000 oder Bruchteile davon | CHF 1.25 |